TUGAS SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
“MANAGING PROJECTS”
CHAPTER 14
1. Pujiati C1C013008
2. Asih Peni Dewanty C1C013014
3. Rindasari C1C013017
4. Astika Rahmawati C1C013043
COCA – COLA“OPENING
HAPPINESS”
DENGAN SISTEM
MANAJEMEN PROYEK BARU
Coca -cola Bottling telah
menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang lebih tua untuk
mengkoordinasikan suatu proyek, tetapi pada tahun 2010 ia tidak mempunyai
banyak fitur manajemen proyek yang baik. Tidak semua proyek menggunakan sistem
dan informasi tentang proyek terbesar di berbagai sistem warisan. Perangkat
lunak ini tidak bisa melacak elemen biaya seperti tenaga kerja dan biaya bahan
dalam satu repositori. Manajemen senior ingin rincian biaya dan kebutuhan modal
untuk proyek-proyek yang tidak dapat disampaikan. Tim proyek biasanya akan
perlu dan meminta lebih banyak uang kepada manajemen senior karena proyek rutin
melebihi anggaran mereka. Waktu dan uang banyak yang terbuang untuk pengumpulan
data dari beberapa lokasi dan melakukan analisis ad hoc pada spreadsheet.
Perangkat lunak tidak dapat melaporkan kepatuhan proyek dengan berbagai
undang-undang federal, termasuk Sarbanes-Oxley. Manajemen ingin alat manajemen
proyek baru yang dapat melacak semua proyek di perusahaan, memanfaatkan yang
ada database SAP dan alat pelaporan, dan mengintegrasikan dengan Server
Microsoft.
Coke
bottling memilih solusi Microsoft Office Enterprise Project Management ( EPM),
yang meliputi Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, Microsoft Office
Projec Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007. Harapannya
adalah untuk menyederhanakan jejak perusahaan softwere yang terdiri terutama
dari SAP dan produk Microsoft, sehingga mengurangi biaya pemeliharaan. EPM ini
terintegrasi dengan Windows SharePoint Services sehingga pengguna dapat
memperbarui proyek informasi, mengelola dokumen, dan melacak resiko serta
masalah menggunakan situs SharePoint umum, dikenal sebagai ruang kerja proyek.
Dengan solusi EPM manajer dapat meminta jumlah modal yang mereka butuhkan
dengan tingkat akurasi yang tinggi dari awal proyek. Perusahaan juga menerapkan
metodologi Proyek Gerbang yang terdiri dari lima gerbang: memenuhi syarat kebutuhan,
mendefinisikan, desain, membangun/test, dan menyebarkan/ukuran. Di masa lalu
manajer hanya digunakan daftar periksa untuk mengelola proyek dan tidak ada
konsistensi seluruh proyek atau manajer. Metodologi Gerbang memastikan semua
proyek berjalan melalui proses manajemen yang sama.
14.1 PENTINGNYA
MANAJEMEN PROYEK
Dalam hampir organisasi, proyek sistem informasi perlu
lebih banyak waktu untuk melaksanakan dari pada yang diantisipasi.
o Proyek Runaway
dan kegagalan sistem
o Poyek Runaway :
30-40% Proyek IT
ü Proyek yang
melebihi jadwal asli dan anggaran
ü Gagal untuk
melakukan sebagai spicifed
o Jenis Kegagalan
Sistem
ü Gagal untuk
memenuhi kebutuhan bisnis
ü Gagal untuk
memberikan manfaat organisasi
ü Rumit, pengguna
interface yang kurang terorganisir
ü Data yang tidak
akurat
1.
Konsekuensi Manajemen Proyek Miskin
2.
Tujuan Manajemen Proyek
Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait
untuk mencapai tujuan bisnis. Proyek sistem informasi meliputi pengembangan
sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau
penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan ( IT). Manajemen
proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik
untuk mencapai target tertentu dalam
kendala anggaran dan waktu yang ditentukan. Kegiatan manajemen proyek
termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko, memperkirakan sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan,
memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, kegiatan
mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan pryek, melaporkan kemajuan dan
menganalisis hasil. Manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan
dengan lima variabel utama : ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan resiko.
14.2 MEMILIH
PROYEK
1.
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi
Hirarki dalam perusahaan besar
o Kelompok
Strategi Perusahaan Perencanaan
ü Bertanggung
jawab untuk rencana strategi perusahaan
o Komite Pengarah
Sistem Informasi
ü Ulasan dan
menyetujui sistem disemua divisi
o Kelompok
Manajemen Proyek
ü Bertanggung
jawab untuk mengawasi proyek tertentu
o Tim Proyek
ü Bertanggung
jawab untuk sistem individu
2.
Pengendalian Manajemen Sistem Proyek
Setiap tingkat manajemen dalam hirarki bertanggung
jawab untuk aspek-aspek tertentu dari sistem proyek. Struktur ini membantu
memberikan prioritas pada sistem proyek yang paling penting bagi organisasi.
3. Menghitung
Sistem Proyek untuk Rencana Bisnis
Dalam rangka untuk
mengidentifikasi sistem informasi proyek – proyek yang akan memberikan nilai
bisnis. Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung
rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan dimana sistem strategis yang
dimasukan kedalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi juga sebagai
peta jalan yang menunjukan arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana),
dasar pemikiran, situasi saat ini, perkembangan baru, manajemen strategi,
rencana pelaksanaan, dan anggaran. Rencananya menunjukan keputusan manajemen
kunci tentang akuisisi hardware, telekomunikasi, sentralisasi/desentralisasi otoritas,
data., dan perangkat keras dan juga perubahan organisasi. Manajer harus
mengidentifikasikan perbaikan keputusan yang akan memberikan nilai tambah bagi
perusahaan. Mereka harus mengembangkan satu set metrik untuk mengukur nilai
lebih informasi yang tepat waktu dan tepat pada hasil keputusan.
4. Faktor
Keberhasilan Kritis
Untuk mengembangkan sistem
informasi rencana yang efektif organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas
dari kebutuhan jangka panjang dan kebutuhan jangka pendek. Kebutuhan informasi
organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF)
dari manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, keberhasilan perusahaan
terjamin. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang
lebih luas. Metode utama yang digunakan dalam CSF adalah wawancara 3 pribadi/4
dengan sejumlah manajer puncak mengidentifikasi tujuan mereka dan yang
dihasilkan CSF. Hanya manajer puncak yang diwawancarai hal ini cocok untuk
manajer puncak dan juga untuk pengembangan sistem pendukung keputusan (DSS) dan
dukungan eksekutif sistem (ESS). Kelemahan metode ini adalah tidak ada
pengetatan di masing-masing CSF ke dalam pola perusahaan yang jelas. Jenis CSF
belum tentu sama. Dan saaat wawancara ada kebingungan antara CSF individu dan
organisasi. CSF lebih condong kepada manajer puncak.
5. Analisis
Portofolio
Setelah analisis strategi
ditentukan, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem
alternatif proyek. Portofolio investasi sistem informasi digambarkan memiliki
resiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan. Perusahaan akan mencoba untuk
meningkatkan laba atas portofolio mereka dari aset TI dan menyeimbangkan resiko
dan manfaat dari investasi sistem mereka. Perusahaan dalam industri
informasi-intensif harus memiliki resiko tinggi dan manfaat proyek yang rendah.
Namun dalam industri-non informasi-intensif itu sebaliknya. Dalam menggunakan
analisis portofolio, manajemen dapat menentukan campuran yang optimal dari
investasi resiko dan manfaat untuk perusahaan mereka.
6. Model
Skor
Sebuah model scoring berguna
untuk memilih proyek mana yang harus dipertimbangkan. Perusahaan harus
memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
sistem
14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI
Apakah industri sistem informasi
tertentu menghasilkan keuntungan yang cukup untuk membenarkan biayanya?
1. Biaya
Dan Manfaat Informasi
·
Manfaat yanta dapat diukur dan diberi nilai
moneter.
·
Manfaat tak berwujud (tabungan biaya) seperti
layanan yang lebih efisien dalam pengambilan keputusan, sistem transaksi yang
mengantikan tenaga kerja.
·
Biaya berupa perangkat keras dan lunak.
Penganggran Modal Untuk Sistem Informasi
Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu anda
harus menghitung senua biaya dan semua manfatnya. Karena sebuah proyek dimana
biaya melebihi manfaat harus ditolak. Model penganggran modal adalah teknik
untuk mengukur nilai investasi yang tergantung pada arus kas masuk dan keluar
perusahaan. Model pengangran modal utama untuk mengevaluasi proyek TI adalah :
model payback, ROI dan IRR.
2. Model Pemilihan Harga Sesungguhnya
Beberapa proyek sistem informasi yang sangat tidak
pasi terutama investasi dalam infrastruktur TI berupa aliran pendapatan masa
depan mereka tidak jelas dan biaya yang tinggi.
Misalnya, Perusahaan sedang mempertimbangkan $20 juta
investasi untuk mengupgrade infrastruktur hardware, software, alat manajemen
data, dan teknologi jaringan, organisasi akan memliki kemampuan teknologi untuk
merespon lebih mudah untuk masalah masa depan dan peluang.meskipun biaya
investasi dapat dihitung, tidak semua manfaat investasi dapat didirikan. Tetapi
jika perusahaan menunggu beberapa tahun sampai pendapatan lebih jelas, mungkin
terlalu lambat untuk membuat investasi infrastruktur. Dalam kasus tersebut,
manfaat manfaat menggunakan pemilihan sesungguhnya modal harga untuk
mengevaluasi investasi teknologi informasi.
Model pemilihan harga sesungguhya (ROPMs) menggunakan
konsep pilihan valuasi dari industri keuangan, untuk bertindak berapa waktu
kedepan.
Misal, pilihan keuangan dimana seseorang membeli hak (
namun bukan kewajiban ) untuk membeli aset yang mendasari (saham) pada harga
tetap (strike Price) pada atau sebelum
tanggal tertentu. Kelemahan model ini terutama dalam memperkirakan semua kunci
variabel yang mempengaruhi nilai opsi, termasuk arus kas yang diantisipasi dari
Underlying asset dan perubahan biaya pelaksana. Model untuk menentukan niali
opsi platform teknologi informasi sedang dikembangkan (fichman,2004 ; Mc Graft
dan Mac Millan, 2000)
3. Pembatasan
Model Keuangan
Beberapa perusahaan dalam keputusan investasi sistem
informasi tidak memadai dalam mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi
yang diciptakan oleh sistem baru, seperti melatih pengguna akhir
14.4 MENGELOLA
RESIKO PROYEK
1. Dimensi
Resiko Royek
Tingkat resiko dipengaruhi oleh ukuran proyek,
struktur proyek dan tingkat teknis keahlian staf sistem informasi tim proyek.
·
Ukuran proyek
Semaikin besar
proyek seperti dolar yang dihabiskan, ukuran staf pelaksana, waktu yang
dilaksanakan untuk pelaksanaan dan jmlah unit organisasi yang terkena dampak
yang semakin besar resiko
·
Struktur proyek
Beberapa proyek
yang tinggi lebih terstruktur daripada yang lain dengan persyaratan yang jelas
dan lugas. Sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan.
·
Pengalaman dngan teknologi
Resio proyek
naik jika proyek dan staff sistem infromasi kekurangan keahlian teknis yang
dibutuhkan sangat mungkin proyek tersebut akan mengalami masalah teknis karena
kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.
2. Manajemen
Perubahan Dan Konsep Impelmentasi
Membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen
perubuhan hati
·
Konsep implementasi
Untuk mengelola
perubahan organisasi seputar pengena;an baru sistem informasi secara efektif
anda harus memeriksa proses implementasi. Impementasi tersebut mengacu pada
kegiatan organisasi menuju adopsi manajemen dan rutinitas dari inovasi.
·
Peran pengguna akhir
Sistem
implementasi ummnya dari tingginya tingkat keterlibatan pengguna dan dukungan
manajemen. Partisipasi pengguns dalam desain dan operasi sistem informasi
memiliki hasil positif . pertama, pengguna desain sistem, mereka lebih banyak
kesempatan membentuk sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Kedua, mereka
cenderung beraksi positif terhadap sistem yang diselesaikan karena mereka
peserta akhir dalam perubsahan proses.
·
Dukungan dan komitmen manajemen
Apabila sistem
informasi memiliki dukungan dan komitmen dari manajemen diberbagai tingkatan,
akan lebih dirasakan positif oleh kedua pengguna dan staff teknis layanan
informasi. Kedua kelompok ini percaya bahwa mereka diprioritaskan dan
mendapatkan perhatian apabila berpartisipasi dalam prosees pembangunan. Untuk
mencapai kesuksesan, mereka didukung oleh sistem penerimaan dana dan sumber
daya yang cukup. Selanjutnya, semua perubahan dalam prosedur kerja dan
penyusunan kembali organisasi terkait dengan sistem baru yang bergantung pada manajemen dan diikuti oleh bawahannya.
·
Tantangan perubahan manajemen untuk proses
bisnis reenginering, aplikasi enterprise, merger dan akuisisi.
Karena adanya
tantangan inovasi dan implementasi, banyak ditemukan tingkat kegagalan yang
sangat tinggi antara aplikasi enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang, yang
biasanya membutuhkan perubahan teknologi lama serta sistem awal dari proses
bisnis yang saling berkaitan. Semua perusahaan aplikasi memerlukan koordinasi
yang erat antara kelompok – kelompok fungsional yang berbeda. Proyek bisnis
yang terkait dengan akuisisi dan merger memiliki tingkat kegagalan yang sama
karena dipengaruhi oleh gabungan karakteristik organisasi perusahaan dengan
infrastruktur Teknologi Informasi. Apablia terjadi integrasi maka perusahaan
gabungan tidak bisa menjalankan proses bisnis secara efektif.
·
Pengendalian faktor resiko
Dalam
pelaksanaan telah dirancang persyaratan pengumpulan, metodologi perencanaan
serta strategi yang memastikan bahwa pengguna berperan sesuai periode
pelaksanaan. Tidak semua proses pelaksanaan dapat dengan mudah dikontrol. Untuk
mengantisipasi terjadinya masalah diterapkan strategi korektif yang tepat
dengan mengelola resiko proyek dengan cara mengidentifikasi sifat dan tingkat
resiko yang dihadapi, lalu menangani pelaksanaan dengan menggunakan alat dan
pendekatan manajemen resiko.
·
Mengelola teknik kompleksitas
Proyek ini
menggunakan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna. Keberhasilan
proyek ini tergantung pada seberapa pengelolaan teknis kompleksitas mereka.
Dalam memimpin proyek ini membutuhkan pengalaman dan administrasi yang baik.
·
Perencanaan formal dan pengendalian peralatan
Proyek besar
menggunakan alat perencanaan formal dan alat kontrol formal untuk
mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode umum yang digunakan
untuk mendokumentasikan rencana proyek yaitu Grafik Gantt dan Grafik PERT.
Grafik Gantt menggambarkan kegiatan dari mulai hingga selesai, tetapi Grafik
Gantt tidak menggambarkan dependensi tugas atau bagaimana tugas harus dibuat.
Disitulah Grafik PERT berguna. PERT merupakan singkatan dari evaluasi program
dan ulasan teknik. Sebuah Grafik PERT menggambarkan tugas – tugas proyek serta
hubungan timbal baliknya. Disini Grafik PERT harus menyelesaikan kegiatanya
sebelum kegiatan lain dimulai. Teknik manajemen proyek ini dapat membantu
manajer mengidentifikasi hambatan dan dampak dari masalah – masalah yang ada. Teknik
kontrol standar memberikan kemajuan sehingga apabila terjadi penyimpangan dapat
terlihat.
Contoh Grafik Gantt
Dalam grafik Gantt ini menunjukkan tugas, inisial
masing-masing orang yang bertanggung jawab serta tanggal awal dan akhir setiap
tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan manajer yang baik dengan total
masing-masing orang pada setiap bulannya yang bekerja dalam mengelola proyek.
Proyek disini dijelaskan dengan menggunakan proyek administrasi data.
Contoh Grafik PERT
Dalam grafik PERT ini mengganbarkan grafik yang
disederhanakan untuk membuat situs Web yang kecil. Digambar ini dijelaskan
urutan dan hubungan dalam tugas-tugas proyek.
·
Peningkatan keterlibatan pengguna dan mengatasi
pengguna resistance.
Proyek dengan
struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan harus melibatkan pengguna
secara penuh pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung
salah satu dari banyak pilihan yang ada. Strategi untuk mengatasi pengguna
resistence dengan memberikan pelatihan, memberi insentif yang lebih baik
bagi pengguna yang bekerja sama serta
meningkatkan sistem baru agar lebih dekat lagi para penggunanya.
·
Merancang untuk organisasi
Karena tujuan
dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, memberikan cara
dalam mengatasi adanya perubahan sistem baru pada proyek sistem informasi maka
dirancanglah dalam perubahan tersebut yang dapat mempengaruhi struktur
organisasi, sikap, pengambilan keputusan dan operasi. Dalam upaya pembangunan,
penilaian dampak organisasi harus diperhatikan agar dapat tercipta keberhasilan
dalam mengintegrasikan sistem informasi dengan organisasi tersebut.
Laudon, Kennet C dan Jane P.
Laudon.2012.”Management Information Sistem”. New jersey : Prentic Hall
